อีเมลบริษัทที่ใช้ชื่อโดเมนของธุรกิจ เช่น name@yourcompany.com ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้องค์กร และปัจจุบันระบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ Google Workspace และ Microsoft 365 ทั้งสองระบบให้มากกว่าอีเมล คือมีทั้งโปรแกรมเอกสาร พื้นที่เก็บข้อมูลบน Cloud และการประชุมออนไลน์ บทความนี้จะเปรียบเทียบจุดเด่นของแต่ละระบบ เพื่อช่วยให้คุณเลือกได้เหมาะกับการทำงานขององค์กร
Google Workspace คืออะไร?
Google Workspace (ชื่อเดิม G Suite) คือชุดเครื่องมือทำงานของ Google ที่ออกแบบให้ทำงานบนเว็บเบราว์เซอร์เป็นหลัก ประกอบด้วย Gmail สำหรับอีเมลบริษัท, Google Drive สำหรับเก็บไฟล์, Google Docs, Sheets และ Slides สำหรับทำเอกสาร, Google Meet สำหรับประชุมออนไลน์ และ Google Chat สำหรับสื่อสารภายในทีม จุดเด่นคือใช้งานง่าย และหลายคนแก้ไขเอกสารเดียวกันพร้อมกันได้แบบเรียลไทม์
Microsoft 365 คืออะไร?
Microsoft 365 คือชุดโปรแกรมของ Microsoft ที่รวมอีเมลธุรกิจ (Exchange และ Outlook), พื้นที่เก็บข้อมูล OneDrive, SharePoint และ Microsoft Teams สำหรับประชุมและแชท จุดเด่นคือโปรแกรม Word, Excel และ PowerPoint ที่องค์กรส่วนใหญ่คุ้นเคย โดยแพ็กเกจ Business Standard ขึ้นไปจะได้โปรแกรมเวอร์ชัน Desktop ติดตั้งลงเครื่องได้ด้วย
เปรียบเทียบ Google Workspace กับ Microsoft 365
| หัวข้อ | Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| อีเมลบริษัท | Gmail | Outlook / Exchange |
| โปรแกรมเอกสาร | Docs, Sheets, Slides (ทำงานบนเว็บ) | Word, Excel, PowerPoint (บนเว็บ และ Desktop ในแพ็กเกจ Standard ขึ้นไป) |
| พื้นที่เก็บข้อมูล | Google Drive ตั้งแต่ 30 GB ถึง 5 TB ต่อผู้ใช้ ตามแพ็กเกจ | OneDrive 1 TB ต่อผู้ใช้ |
| ประชุมออนไลน์ | Google Meet 100 – 500 คน ตามแพ็กเกจ | Microsoft Teams สูงสุด 300 คน |
| ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ | โดดเด่นมาก | ทำได้ผ่าน OneDrive / SharePoint |
| เหมาะกับ | ทีมที่ทำงานบนเว็บ เน้นความคล่องตัว | องค์กรที่ใช้ Excel / Word เป็นหลัก |
เลือก Google Workspace ถ้า...
- ทีมทำงานร่วมกันบนเอกสารเดียวกันบ่อย และต้องการเห็นการแก้ไขแบบเรียลไทม์
- ต้องการระบบที่เรียบง่าย ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ได้จากทุกอุปกรณ์
- พนักงานคุ้นเคยกับ Gmail และบริการของ Google อยู่แล้ว
- ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลมาก (แพ็กเกจ Standard ได้ 2 TB และ Plus ได้ 5 TB ต่อผู้ใช้)
เลือก Microsoft 365 ถ้า...
- งานหลักขององค์กรใช้ไฟล์ Excel, Word หรือ PowerPoint และต้องการความเข้ากันได้ของไฟล์สูงสุด
- ต้องการโปรแกรมเวอร์ชัน Desktop ที่มีฟีเจอร์ครบ
- ใช้ Microsoft Teams ในการประชุมหรือทำงานร่วมกับคู่ค้าอยู่แล้ว
- ต้องการความปลอดภัยขั้นสูงและการจัดการอุปกรณ์ (แพ็กเกจ Business Premium)
ทางเลือกสำหรับองค์กรที่ต้องการแค่อีเมล
หากองค์กรต้องการเพียงอีเมลบริษัทที่ปลอดภัยในราคาประหยัด โดยยังไม่จำเป็นต้องใช้ชุดโปรแกรมสำนักงาน Zoho Mail ก็เป็นอีกทางเลือกที่น่าสนใจ มีการเข้ารหัส ไม่มีโฆษณา และใช้งานได้ทั้งบนเว็บและมือถือ
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเริ่มใช้อีเมลบริษัท
- ชื่อโดเมนของบริษัท หากยังไม่มี สามารถจดโดเมนได้ เช่น .com หรือ .co.th
- รายชื่อผู้ใช้ และจำนวนบัญชีอีเมลที่ต้องการ
- แผนการย้ายข้อมูล หากมีอีเมลเดิม ควรวางแผนย้ายอีเมลและรายชื่อติดต่อ เพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหายและไม่กระทบการทำงาน
SOS ให้บริการทั้ง Google Workspace และ Microsoft 365 ลิขสิทธิ์แท้ พร้อมช่วยตั้งค่าโดเมน ย้ายอีเมลเดิม และดูแลหลังการติดตั้ง ดูแพ็กเกจและราคาได้ที่หน้าบริการ หรือติดต่อทีมงานเพื่อขอคำแนะนำ
